Na początek – odpowiedź na pytanie:
Kiedy nie warto zlecać administracji stroną www specjalistom?
Otóż takich sytuacji jest naprawdę niewiele:
Sytuacja A: firma rzadko aktualizuje swój serwis internetowy – ale to oznacza, że nie podchodzi na poważnie do działań on-line, więc nie będziemy dalej rozważać tego przypadku.
Sytuacja B: firma zatrudnia pracownika dedykowanego do obsługi serwisu – wykwalifikowanego webmastera. Zakładając, że jest on skłonny czasem pracować po godzinach lub w dni wolne od pracy – rzeczywiście agencja może nie być potrzebna.
Koniec. W każdej innej sytuacji powierzenie zarządzania treścią serwisu internetowego specjalistom będzie bardziej efektywne. Dlaczego?
1. CMS to zawsze kompromis.
Praktycznie nie buduje się już serwisów internetowych bez CMS’a – wbudowanego panelu administracyjnego. Jednak każde tego typu rozwiązanie jest pewnym kompromisem – pomiędzy szerokimi możliwościami edycji zawartości serwisu – a łatwością obsługi. Im prostsza obsługa panelu, tym mniej możliwości do dyspozycji administratora. Im więcej opcji i funkcji – tym bardziej skomplikowany i nieczytelny panel administratora.
Zawsze po wdrożeniu nowego serwisu agencja przeprowadza szkolenie z obsługi CMS’a. Prowadzący instruktaż starannie demonstruje wszystkie funkcjonalności. Następnie przeprowadza ćwiczenia angażując szkolonych pracowników. Po szkoleniu wszystko wydaje się być jasne.
Niestety, po kilku dniach praktyki na jaw wychodzą ograniczenia. Najczęściej problemem są ograniczone możliwości edytora WYSIWYG. Na rynku jest kilka aplikacji tego rodzaju – ale są one do siebie bardzo zbliżone. Każda umożliwia edycję dokumentów HTML udając Worda.
Strony internetowe bardzo się różnią od dokumentów typu Office. Nie wchodząc w szczegóły – edytując treść za pomocą edytora WYSIWYG prędzej czy później trafimy na sytuację, w której nie wiemy jak coś zrobić – albo po prostu się nie da.
Zaawansowane formatowanie (np. interlinia, kolumny, obramowanie tabel, marginesy wewnętrzne i zewnętrzne) wymaga stosowania sztuczek – lub po prostu zaawansowanej znajomości kodu HTML i CSS.
2. Materiały wymagają obróbki.
Materiały źródłowe do umieszczenia na stronach www dostarczane są przez różnych pracowników i praktycznie nigdy nie są gotowe do publikacji w Internecie. Teksty to nie problem. Ale grafika, pliki do pobrania oraz – coraz bardziej popularne – video, wymagają wstępnej obróbki. Konwersja do właściwego formatu, kadrowanie, skalowanie, upload dużych plików. Sprawne przygotowywanie materiałów wymaga posiadania oraz znajomości różnego rodzaju oprogramowania.
3. Czas to pieniądz.
Niektóre treści wymagają publikacji w ściśle określonym czasie – np. informacje prasowe, oferty pracy, promocje. Zespół specjalistów na pewno poradzi sobie szybciej z umieszczeniem nowych treści. W razie potrzeby będzie również gotowy do realizacji danego zlecenia w nietypowym czasie – po godzinach lub w weekend.
Niektóre CMS’y posiadają możliwość ustalenia z góry dokładnego momentu publikacji. To przydatna funkcjonalność – ale nic nie pomoże, jeśli treści będą gotowe w ostatniej chwili. A to niestety codzienność.
4. Obciążenie zasobów to też koszt.
Niezależnie od wielkości działu marketingu w firmie, zawsze czas pracownika poświęcony na samodzielną administrację serwisem internetowym można lepiej wykorzystać. Jeśli to specjalista – naprawdę szkoda jego czasu. Ale jeżeli to manager (co wcale nie jest rzadkością), oznacza to całkiem konkretne straty dla firmy. Tym bardziej, że bardzo często osoba obsługująca CMS w firmie musi wykonywać również zlecenia otrzymywane z innych działów, takich jak PR czy HR.
Alternatywą jest wysyłanie do agencji instrukcji z załączonymi treściami w postaci e-maila. Słyszałem kiedyś marketera, który określał ten tryb współpracy mianem „fire & forget”.
5. Stałe wsparcie ułatwia rozwój.
Bardzo często pomysły marketerów wykraczają poza możliwości CMS’a. Tego typu rozwój wymaga modyfikacji graficznych i/lub programistycznych. Firma nie posiadająca umowy o opiekę nad swoim serwisem każdą taką zmianę musi realizować w drodze osobnych zleceń. A to oznacza po pierwsze wyższe koszty (godzina pracy specjalisty zawsze jest tańsza w ramach stałej umowy) a po drugie konieczność każdorazowego przechodzenia przez proces akceptacji zlecenia, podpisywania umowy itd.
Mając zapewniony określony zakres specjalistycznego wsparcia w skali miesiąca, można swobodnie rozwijać serwis internetowy i realizować nowe pomysły e-marketingowe.
6. Wartość dodana w postaci wiedzy.
Żadna umowa tego nie zapewnia, ale w praktyce klienci zawsze mogą liczyć na doradztwo w ramach opieki administracyjnej. Najczęściej dotyczy ono publikowanych treści, architektury informacji w serwisie, użyteczności nawigacji. Nierzadko przekazywana wiedza wykracza poza sam serwis internetowy, obejmując np. reklamę on-line albo optymalizację procesów w firmie.
Na koniec chciałbym obalić kilka mitów dotyczących usług stałej opieki nad serwisami internetowymi.
Mit 1: Usługi administracji serwisem są drogie.
Źródłem tego przesądu są firmy, które posiadają stare, statyczne serwisy internetowe bez CMS’a – lub z bardzo prostą jego odmianą, z bardzo ograniczonymi możliwościami. Rzeczywiście, w takich sytuacjach każda aktualizacja musi kosztować więcej, ponieważ wymaga zaangażowania ze strony programisty i/lub grafika.
W normalnej sytuacji, aktualizacje wykonywane są przez administratora, którego godziny pracy są tańsze niż specjalistów.
Co więcej – przecież w ramach każdej stałej umowy (opartej na opłatach miesięcznych) jednostkowe ceny są niższe niż w przypadku jednorazowych zleceń. Bo agencji przecież bardziej zależy na długofalowej współpracy niż pojedynczych pracach.
Mit 2: Agencja nie poradzi sobie z CMS’em zbudowanym przez kogoś innego.
Pamiętajmy, że agencje interaktywne nigdy nie specjalizują się wyłącznie w administracji serwisami. To zazwyczaj ich dodatkowa działalność – obok tworzenia stron internetowych. Posiadanie takich kompetencji gwarantuje, że żaden panel administracyjny nie stanowi dla nich tajemnicy. Poza tym, znakomita większość CMS’ów jest bardzo podobna do siebie – opierają się na zbliżonych założeniach i często zawierają te same mechanizmy (np. edytory WYSIWYG od tego samego producenta).
Mit 3: Zewnętrznemu administratorowi tak nie zależy.
Wprost przeciwnie. W przypadku stałych usług dostawcy muszą się jeszcze bardziej starać, żeby klient był na tyle zadowolony, żeby przedłużać umowę. To nieprawda, że będą wklejać teksty ignorując literówki czy też automatycznie wykonywać omyłkowe polecenia. Oni też się chwalą administrowaną stroną i potrzebują jak najlepszych referencji.
